情報共有は、組織やチームを円滑に動かすために欠かせないものとされています。情報が適切に共有されていれば、認識のずれが減り、判断も速くなると考えられます。しかし、情報共有がかえって負担になる瞬間も存在します。
情報共有が負担に変わるのは、量と目的のバランスが崩れたときです。共有すべき情報が増えすぎると、受け取る側はすべてを把握することが難しくなります。結果として、重要な情報とそうでない情報の区別がつきにくくなります。
また、「とりあえず共有しておく」という姿勢が広がると、共有の責任が個人に重くのしかかります。後から「聞いていない」と言われないように、必要以上の情報を送るようになります。その結果、共有する側も受け取る側も負担を感じるようになります。
情報共有の負担は、確認作業の増加としても現れます。共有された情報を読んだか、理解したか、対応が必要かといった確認が重なり、本来の業務時間が圧迫されます。情報を共有すること自体が、一つの仕事になってしまうのです。
さらに、情報共有が評価や監視と結びつくと、心理的な負担も増します。共有されている情報が常に見られている意識が強まると、行動が慎重になり、柔軟な判断がしにくくなります。
情報共有は量を増やせば良いものではありません。何のために共有するのか、誰が知っていれば十分なのかを整理しないと、共有は負担に変わります。情報が多いほど安心できるとは限らないことを意識する必要があります。